对于中小企业来说，采购是一个需要高度关注的过程。如果没有适当的管理，它可能会吞噬他们的资金，而中小企业正在寻找降低成本的方法。减少采购可能会帮助他们降低运营成本，但这一步可能会适得其反。因此，需要更智能的方法来帮助中小企业在控制采购的同时节省成本。
中小企业采购流程
因为企业经营业务的不同，采购流程也有所区别，但是都会包括采购申请、申请审核、订单审核、评估和合同、订单管理、发票审批和争议及记录保存7个步骤。
1. 采购申请
采购申请是由公司内部员工提出的需求，需要向采购人员出示书面或电子文件，采购人员根据文件内容来执行，因此，我们在文件中应当写清采购的商品或服务主体的关键信息，例如采购电脑的配置型号等。
2. 申请审核
只有在采购申请获得批准并交叉检查预算可用性后，采购流程才会正式开始。在审查阶段，职能经理或采购部门负责人审查申请，并仔细检查所申请的商品或服务是否真正需要，并核实是否有必要的资金可用。
被批准的采购申请成为采购订单，而被拒绝的申请被发送回申请者并说明拒绝的原因。所有这些都可以通过一个采购订单软件软件来处理。
3. 订单审核
一旦申请获得批准并生成采购订单，采购团队将制定单独的采购计划，并草拟相应的招标流程。这个单独的招标计划的范围最终取决于需求的复杂性。
预算获得批准后，采购团队向供应商发送多个报价请求 (RFQ)，以接收和比较投标以筛选出最合适的供应商。
4. 评估和合同
一旦招标过程正式结束，采购团队与相关负责人一起审查和评估供应商报价，以确定哪个供应商最适合满足现有需求。
一旦选择了供应商，合同谈判和签署就完成了，然后将采购订单转发给供应商。具有法律约束力的合同在供应商接受并确认后立即生效。
5. 订单管理
供应商在规定的时间内交付承诺的货物/服务。收到货物后，购买者检查订单并通知供应商收到的物品有任何问题。
6. 发票审批
这是采购流程中的关键一步，对中小企业，你可以选择通过采购软件让你比其他企业更具竞争优势。
7. 记录保存
付款过程结束后，采购团队可以在采购软件记录下来以备簿记和审计。从采购请求到批准的发票的所有适当文件，可以存储在一个集中位置。
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